Le choix d'un ERP

Le choix d'un PGI (Progiciel de gestion intégrée) ou ERP (Enterprise Resource Planning) dans une entreprise, n'est pas une tâche aussi simple et confortable pour les dirigeants, car il relève de l'avenir organisationnel et gestionnaire du secteur d'activité de l'entreprise.

En effet, il y a maintenant environ plusieurs années depuis l'apparition des premiers PGI sur le marché mondial, apportant aux entreprises un système de gestion intégré, plus spécifiquement au niveau de la planification des ressources et d'approvisionnement, et plus généralement entre la logistique et la finance.

Un ERP est une colonne vertébrale d'une entreprise au sens large, gérant les données et processus de l'organisation depuis la gestion des clients aux fournisseurs en passant par les unités de production sans rapport avec un moyen technique comme la centralisation des données (avoir une seule base de données). On peut facilement imaginer une architecture dans laquelle il y a une base de données propre à chaque zone géographique ou à chaque métier avec une consolidation centralisée. Les données seront certes consolidées sur une base centrale, mais il s'agit de données transformées pas des données directes. Un exemple de cette architecture est typiquement un cas approprié à Oracle 11g fusion.

Le principal rôle d'un ERP, est de répondre aux attentes opérationnelles et informationnelles des responsables financiers et logistiques de l'entreprise, des attentes formulées sous forme de besoins venant de leurs directions internes ou des clients externes. D'autre part les ERP ont pallié les problèmes des installations hétérogènes, qui causaient un énorme souci par le fait de travailler avec des systèmes d'information composés de nombreuses applications qui ne communiquent pas forcément entre elles.

Au cours de ma recherche d'une définition académique pour un PGI, je me suis confronté à plusieurs définitions. Parmi ces définitions, on retrouve celle du cabinet Pierre Audouin Conseil, qui définit un ERP dans l'une de ses publications comme :

«  Un ensemble de modules fonctionnels standards reliés directement entre eux, couvrant au minimum trois des huit fonctions de l'entreprise et intégrés au sein d'un système d'information unique. »

Néanmoins, toutes les définitions se regroupent sur le fait qu'un ERP, permet l'intégration des données et des processus, dont le but est de coordonner l'ensemble des activités de l'entreprise.

Le terme «  ERP  » provient du nom de la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning) utilisée depuis les années 70 pour la gestion et la planification de la production industrielle.

Voici une figure illustrant ce processus :

(une image vaut mille mots)

Si une entreprise souhaite mettre en place une solution ERP, elle est confrontée non seulement au choix de l'application, mais aussi de l'intégrateur et du fournisseur du matériel pour sa plateforme d'hébergement, sans oublier l'expertise technique des conseillers qui l'assisteront dans son implémentation.

Un enjeu de taille, que l'entreprise doit prendre en considération. Pour comprendre mieux ce choix ou avoir une meilleure réflexion sur la façon de diriger un projet ERP, nous allons prendre comme exemple un cas d'étude, sous forme d'une entreprise ayant comme ressource plus de 2000 employés qui contribuaient à la production de plus de dix produits, pour 50 000 clients à travers 2000 points de vente dans 8 pays.

Pour mettre un ERP, il faut faire appel à des compétences telles que :

• une bonne connaissance de l'entreprise et de son secteur d'affaires et des processus ;
• identifier et exprimer objectivement les vrais besoins fonctionnels ;
• avoir une bonne maîtrise du logiciel à mettre en place, et avoir à sa disposition, des ressources expertes en paramétrage de ce produit.

Nous arrivons maintenant au choix de l'éditeur du ERP ; un autre exercice assez complexe par le fait que dans le marché actuel, on trouve plusieurs prestataires, les plus répandus sont ceux qui proposent des PGI standards, les trois premiers selon une étude faite en 2007 sont :

• SAP (40 % du marché) ;
• People Soft (22 % du marché) «  absorbé par ORACLE  » ;
• SAGE.

Ce large choix vient du fait que les PGI ont des avantages, qui séduisent les dirigeants des entreprises, tels que :

• optimisation des processus de gestion et d'organisation ;
• facilitation de la communication et du partage des ressources dans le système d'information ;
• minimisation des coûts et maîtrise des délais, et beaucoup d'autres avantages.

Mais aussi, les PGI ne sont pas exempts d'inconvénients, tels que, des coûts très élevés à l'implémentation, qui vont jusqu'à l'abandon pur et simple du projet, lié le plus souvent à la difficulté d'appropriation du ERP par le personnel.

Donc selon mon point de vue personnel, avant de se lancer dans un choix qui est influencé par une tendance sur le marché, il est important d'effectuer une étude d'analyse assez poussée au niveau de l'entreprise, pour mieux connaître ses besoins, car la réalisation et le choix d'un ERP sont souvent une période de conflit qui nécessite de faire travailler des compétences variées.

S'embarquer dans la personnalisation d'un ERP demande une longue réflexion, elle est à considérer comme un projet à part entière. Exemple, les statistiques démontrent que plus de 20 % du budget est alloué à l'implémentation, or si on commence à changer dans le code ce chiffre peut grandir considérablement. Néanmoins personnaliser son PGI n'est pas tout à fait une perte d'argent et de temps, car dans plusieurs situations, ce genre de personnalisation permet aux entreprises d'augmenter les compétences de leurs collaborateurs.

Ces solutions ont beaucoup d'avantages. Des sociétés spécialisées proposent des solutions personnalisées avec des consultants en accompagnement et trouvent ainsi à vendre leurs produits. De plus, au sein même de l'entreprise, des services peuvent être consacrés à améliorer le PGI, en particulier si ces sociétés ont estimé que le Système d'Information est le cœur du métier et que le ERP doit s'intégrer dans ce SI. Il y a des avantages pour ces sociétés à personnaliser des solutions de ERP.

• Peu de limitation au niveau du logiciel, et simplicité des écrans de saisie qui deviennent plus personnalisables au besoin de l'utilisateur.
• Une flexibilité dans la définition des flux de travail et le modèle de données.
• Le ERP est au service du domaine d'affaires de l'entreprise, mais pas le contraire.

Toutefois, se lancer dans la personnalisation a des risques considérables et peut faire échouer le projet d'implantation, car on trouve beaucoup d'inconvénients tels que :

• coût très élevé à rajouter au coût de l'implémentation de la version standard ;
• manque d'expertise dans le développement, et les ressources comme des programmeurs ABAP pour SAP ;
• perte de l'avantage d'avoir des mises à jour de son ERP.

Maintenant que faut-il choisir : une solution du marché ou une solution personnalisée ?

Choisir une configuration du marché, sans développement spécifique, permet de bénéficier des « best practices » prévues par le système, mais force l'entreprise à changer sa manière de travailler, à suivre les règles d'affaires qui sont intégrées dans le ERP.

Et même lorsque l'entreprise choisit de personnaliser le système avec des spécifiques, les utilisateurs ont finalement affaire à une application qu'ils ne connaissent pas.

Bref, choisir une configuration marché, a ses avantages comme :

• stabilité du système au niveau du code, et l'entreprise peut profiter des dernières mises à jour du produit sans prendre le risque d'introduire des bugs ;
• avoir un support par son éditeur ;
• pas ou peu de ressources spécialisées dans le langage de l'ERP, pour les modifications au niveau du code.

Mais ces solutions du marché ont aussi leurs points faibles, par exemple une des choses qui arrive tôt au tard, c'est de « tomber » dans les limitations du logiciel, tel que manque d'un champ de date ou une case à cocher pour des choix prédéfinis, ou même relier des champs dans une relation que le logiciel ne connaît pas, voici un exemple typique de ce cas.

Pour certains processus nous avons besoin de passer par des écrans différents afin de l'exécuter. Alors que dans certaines entreprises le processus utilise une seule personne pour exécuter une commande, l'encaisser puis l'expédier, dans d'autres,le processus utilise trois personnes pour accomplir les tâches en continu.

Par contre, se lancer dans une solution personnalisée implique des risques assez considérables pour l'aboutissement du projet, car il faut imaginer que personnaliser, signifie construire sa propre solution.

Enfin, pour arriver à une décision, il faut prendre le temps de bien analyser ses besoins avec une bonne étude de marché, tout en sachant que les solutions du marché prennent les plus grands pourcentages.

Une des questions qui est revenue tout au long de ma recherche, était, « quel est le danger d'une solution universelle ? ». En effet, les ERP sont connus à fournir des solutions génériques qui servent les grandes entreprises. Selon les chiffres sur le marché mondial, ce produit est un succès, il offre une grande stabilité pour les entreprises.

On évite aussi cette frustration quotidienne, des coûts élevés des nombreuses modifications si compliquées qu'elles en deviennent impossibles à maintenir, alors que d'autres modifications sont impossibles à faire, mais l'essentielle difficulté vient du caractère « structure » du ERP.

Avoir une solution standard ne veut pas dire qu'il est impossible d'intégrer les besoins spécifiques d'un processus, car selon mon observation, l'entreprise ne va jamais exploiter le ERP à pleine puissance, il reste toujours au-dessous de la moyenne de son utilisation, car pour bien maîtriser ce type de progiciel, ça requiert l'expertise d'un configurateur chevronné, spécialisé dans l'un des grands secteurs d'affaires, de plus il doit maîtriser les règles d'affaires de cette entreprise, bien connaître sa politique de travail.

Néanmoins, les ERP sont des vrais BIG BANG dans l'univers des systèmes d'information, qui commencent de plus en plus à être le cœur central des entreprises.

Enterprise Resource Planning ERP, PGI : http://www.actors-solutions.com/Enterprise-Resource-Planning-ERP

Les progiciels de gestion intégrée : http://www.creg.ac-versailles.fr/spip.php?article209

Site du cabinet Pierre Audouin Conseil : www.pac-online.com

Article sur ERP : http://pro.01net.com/editorial/340501/pgi-demandez-laddition/

Vente sous pression (Exemple) : http://www.revelate.com/fr/produits/revelate_erp/pourquoi_personnaliser_votre_erp/vente_pression.aspx

MRP : http://fr.wikipedia.org/wiki/MRP

Je remercie Djug de m'avoir lancé et aidé ainsi que Sepia et les autres correcteurs pour leurs relectures.